Per migliorare l'esperienza di lavoro dell'area Cittadinanza Digitale abbiamo bisogno anche di te!

Nel processo di creazione di uno sportello telematico abbiamo sempre cercato un miglioramento continuo che ci consentisse di:

identificare le criticità
ridurre i tempi
ottimizzare il processo

ma soprattutto lavorare bene.

Nei prossimi mesi vogliamo fare un altro importante passo avanti!

Per questo abbiamo preparato un questionario che tocca tutte le fasi del progetto di costituzione di uno sportello telematico dalla ricezione della commessa alla consegna finale. In questo questionario abbiamo bisogno di raccogliere segnalazioni delle criticità esistenti ma soprattutto suggerimenti e idee migliorative.

Una volta raccolti i dati, elaboreremo proposte che discuteremo in gruppo.

puoi fare qualsiasi cosa con un atteggiamento positivo, meglio di come puoi farlo con uno negativo

Lea McLeod, Career Coach

Nome *

FASE ZERO – Assegnazione di un progetto

Quali informazioni ricevi all'apertura di un nuovo progetto che dovrai gestire? Ci sono altre informazioni che riterresti utili ricevere?

Ritieni possa essere utile avere un contatto diretto con il commerciale Maggioli in questa fase? Perché?

La fase di configurazione da zero di un nuovo sportello con i materiali standard potrebbe essere migliorata? Come?

Cosa potrebbe essere ottimizzato o migliorato in questa fase?

FASE 1 – Avvio lavori

Cosa ne pensi di questa fase del piano operativo? Secondo te quale funzione ha o quale funzione dovrebbe avere?

Quanto tempo passa mediamente dalla FASE ZERO alla FASE 1?

All’incontro sono presenti le parti politiche e apicali (sindaco, assessori, dirigenti) o capita spesso che ci siano solo funzionari comunali? Chi ritieni più utile che partecipi?

Potrebbe essere utile che all’incontro fossero presenti i commerciali Maggioli di riferimento per risolvere eventuali dubbi del cliente?

Durante l’incontro fissi già le date di incontro settori o questo avviene in un secondo momento? Quanto tempo passa mediamente perché avvengano gli incontri settori?

Cosa potrebbe essere ottimizzato o migliorato in questa fase?

FASE 2 – Incontro con i settori

Cosa ne pensi di questa fase del piano operativo? Secondo te quale funzione ha o quale funzione dovrebbe avere?

Quanto tempo passa mediamente tra la FASE 1 e la FASE 2?

Riesci a organizzare con facilità gli incontri con i singoli settori del comune? La mail modello che utilizziamo è funzionale? Come potrebbe essere migliorata?

Quante ore totali dedichi agli incontri con i settori? Su quanti giorni? Si resta nei tempi previsti o vengono sforati?

Al termine degli incontri i dipendenti comunali hanno le idee chiare su quello che dovranno fare? Ottieni una mappatura completa e definitiva dei procedimenti da attivare?

Gli uffici comunali hanno le idee chiare sulla mappatura dei procedimenti? Al termine degli incontri si ottiene una mappatura completa e definitiva dei procedimenti attivi? Capita spesso che gli uffici chiedano del tempo aggiuntivo per mappare i procedime

Secondo te è possibile ottimizzare e migliorare questa fase, in modo che si utilizzi meno tempo e si ottengano informazioni più precise dagli uffici?

FASE 3 – Invio dei materiali personalizzati

Gli uffici secondo te recepiscono in modo chiaro la differenza tra contenuto standard e personalizzato? Accade spesso che vengano richieste personalizzazioni “non necessarie”? Come miglioreresti questa fase in modo che diminuiscano le personalizzazioni?

Gli uffici inviano in modo chiaro e ordinato i materiali? Come potrebbe essere migliorato il metodo di invio dei materiali da parte dei clienti in modo che sia più facile e veloce organizzarli ed elaborarli?

La mail modello che utilizziamo per chiedere la revisione dei procedimenti e l’invio dei materiali è funzionale? Come potrebbe essere migliorata?

Capita spesso che gli uffici non mandino i materiali entro i tempi prestabiliti e non accettino la pubblicazione dei nostri standard come da piano operativo? Oppure chiedono più tempo e pretendono la personalizzazione? Come gestisci questa situazione?

Come miglioreresti la comunicazione con i clienti?

FASE 4 – Elaborazione dei materiali

Riesci a comprendere e a elaborare velocemente i materiali ricevuti? Perdi spesso tempo nell’analizzare informazioni confuse e poco chiare?

Come vorresti che fossero redatti i materiali dal cliente per elaborarli più velocemente? (Guide, regolamenti, modulistica, informazioni procedimenti e pagamenti, ecc)

L’attuale Excel di gestione dei procedimenti è ben organizzato e chiaro o vedi alcune criticità? Come miglioreresti l’attuale excel, in modo che sia più chiaro ed efficace da utilizzare?

L’utilizzo del backend dello sportello per pubblicare/spubblicare/personalizzare i materiali è funzionale?

Quali meccanismi rendono il lavoro più macchinoso e complicato? In che modo miglioreresti le meccaniche del backend in modo da lavorare più velocemente e con maggiore qualità?

Quanto tempo impieghi mediamente per elaborare tutti i materiali?

Quali criticità noti nei file excel dispatcher e override? Come miglioreresti questi strumenti?

FASE 5 – Formazione

Cosa ne pensi di questa fase del piano operativo? Secondo te quale funzione ha o quale funzione dovrebbe avere?

Quanto tempo passa mediamente tra la FASE 4 e la FORMAZIONE?

Pensi che i corsisti in questa fase recepiscano in modo corretto e completo tutte le informazioni necessarie? Cosa miglioreresti in questa fase per aumentare il coinvolgimento e l’attenzione dei corsisti?

Troveresti utile l’invio di materiali testuali o slide assieme alla registrazione video?

Quali sono le eventuali criticità della gestione formazione base, formazione avanzata e formazioni di ulteriori integrazioni?

FASE 6 – Conclusione delle configurazioni e collaudo

Cosa ne pensi di questa fase del piano operativo? Secondo te quale funzione ha o quale funzione dovrebbe avere?

I clienti rispettano le tempistiche e le richieste di modifica materiali personalizzati? Capita spesso che in questa fase vengano inviati ulteriori materiali non previsti dal piano operativo?

Quali criticità e quali proposte segnali relativamente alle comunicazioni di integrazioni tecniche di codici per la protocollazione, per i pagamenti, ecc?

I clienti rispettano i tempi di invio dei documenti di collaudo?

Cosa ne pensi dei questionari di soddisfazione cliente? Come li modificheresti? Quali informazioni da parte dei clienti pensi siano utili per migliorare il nostro servizio?

FASE 7 – Evento

Cosa ne pensi di questa fase del piano operativo? Secondo te quale funzione ha o quale funzione dovrebbe avere?

Quali sono le proposte per rendere più efficace e interessante questo momento?

FASE 8 – Considerazioni interne

Quali sono le criticità interne al tuo ufficio e come vorresti migliorarle?

Quali sono le criticità con gli altri uffici ? (assistenza, sviluppo, amministrazione) e come proponi possano essere migliorate?

Quali sono le criticità con i sistemi utilizzati? (simi, evo, solo1, trello)

Riterresti utile frequentare corsi di formazione? Su quali argomenti?

FASE9 - Considerazioni libere

Tutto quello che vuoi aggiungere